Corporate Governance dan IT Governance

Corporate governance atau sering disebut sebagai tata kelola perusahaan mulai santer dibicarakan saat terjadinya berbagai skandal di dunia bisnis. Pada masa krisis ekonomi tahun 1997 persoalan tata kelola semakin terlihat. Terjadinya kasus Enron sebuah perusahaan energi global yang kolap tiba-tiba, sangat menggegerkan dunia, Kennet Lay selaku CEO mengaku tidak bersalah atas apa yang terjadi walaupun akhirnya dinyatakan bersalah dan dipenjara. Bernie Ebber CEO World com menyatakan hal yang sama “tidak bersalah” atas skandal terjadi diperusahaannya, namun CFO Scott Sullivan mengaku bahwa CEO memintanya untuk menyembunyikan biaya dan “menaikkan revenue”. Ebbert akhirnya juga dinyatakan bersalah dan masuk bui. Jamie Olies CEO Dynergy juga terbukti bersalah dalam mengelola proyek gas. Ia pun mengaku tidak bersalah. Namun akhirnya juga masuk bui.

Skandal-skandal yang terjadi di perusahaan semakin menunjukan pentingnya masalah tata kelola perusahaan (corporate governance). Media semakin gencar mempublikasikan ukuran-ukuran tingkat kepatuhan atas pengendalian. Senator Paul Sarbanes dan Representatif Michael Oxley meresmikan undang-undang Sarbanes-Oxley Act (SOX or Sarbox) pada Juli 2002. Undang-undang ini menekankan agar perusahaan meletakkan internal control sebagai top prioritas menggunakan kerangka pemberantasan yang meluas (wide sweeping framework) sebagaimana yang diformulasikan oleh The Commitee of Sponsoring Organization of the Treadway Comission (COSO) yang selama ini dipakai sebagai kerangka acuan atau guidance untuk menilai pengendalian. SOX sekarang mulai diterapkan di Amerika, Eropa dan Asia.

Tata kelola perusahaan dapat dijelaskan dengan teori keagenan yaitu bahwa adanya pemisahan antara kepemilikan (di pihak principal / investor) dan pengendali (di pihak agen atau manajer). Investor memiliki harapan bahwa manajer akan menghasilkan return dari uang yang diinvestasikan. Oleh karena itu kontrak yang baik antara investor dan manajer adalah kontrak yang mampu menjelaskan spesifikasi-spesifikasi apa sajakah yang harus dilakukan manajer dalam mengelola dana para investor, dan spesifikasi tentang pembagian return antara manajer dan investor.

Secara ideal manager dan investor menandatangani kontrak yang lengkap yang menspesifikasikan secara tepat apa saja yang akan dilakukan manajer disegala kemungkinan yang terjadi, dan bagaimana laba perusahaan akan dialokasikan. Namun sebagian besar faktor-faktor kontingensi sulit untuk diramal sebelumnya, sehingga sebagian kontrak yang lengkap sulit untuk diwujudkan. Dengan demikian investor diharuskan untuk memberikan hak pengendalian residual (residual control right) kepada manajer, yaitu hak untuk membuat keputusan dalam kondisi-kondisi tertentu yang sebelumnya terlihat dalam kontrak.

Hak pengendalian residual pada manajer mempunyai kemungkinan untuk diselewengkan dan akan menimbulkan masalah keagenan yaitu sulitnya investor mendapatkan keyakinan bahwa dana yang mereka tanamkan tidak dikelola dengan semestinya oleh manajer. Manajer memiliki hak untuk mengelola perusahaan dan dengan demikian memiliki hak diskresioner untuk mengelola dana investor. Bentuk ekspropriasi yang mungkin dilakukan manajer diantaranya penggelapan dana investor, menjual produk ke perusahaan yang dimiliki manejer dengan harga yang lebih murah dibanding nilai pasar, hingga menjual asset perusahaan lainnya ke perusahaan yang dimiliki manajer. Bahkan yang paling parah adalah manajer yang mempertahankan jabatan/ posisi pekerjaannya meskipun mereka sudah tidak berkompeten dalam menjalankan usahanya.

Teori keagenan di dasarkan pada 3 asumsi yaitu asumsi sifat manusia, asumsi keorganisasian, dan asumsi informasi. Asumsi sifat manusia menekankan bahwa manusia mempunyai sifat mementingkan diri sendiri, mempunyai keterbatasan rasional dan tidak menyukai resiko. Asumsi keorganisasian menekankan adanya konflik antar organisasi, efisiensi sebagai criteria efektifitas dan adanya asimetri informasi antara principal dan agen. Asumsi informasi menekankan bahwa informasi sebagai barang komoditi yang dapat diperjual belikan.

Corporate governance diharapkan bisa berfungsi sebagai alat untuk memberikan keyakinan kepada para investor bahwa mereka akan menerima return atas dana yang diinvestasikan, dan yakin bahwa manajer tidak akan menggelapkan atau tidak menginvestasikan dana ke proyek-proyek yang tidak menguntungkan dan berkaitan dengan bagaimana investor mengontrol para manajer.

Corporate governance meliputi serangkaian hubungan antara manajemen perusahaan, dewan direksinya (dewan direksi dan dewan komisaris), para pemegang saham dan stakeholders lainnya (OECD 1999). Corporate governance juga merupakan suatu yang memfasilitasi penentuan sasaran-sasaran dari suatu perusahaan, dan sebagai sarana pencapaian sasaran dan sarana menentukan teknik monitoring kinerja. Corporate governance harus memberikan insentif yang tepat bagi dewan direksi dan manajemen dalam rangka mencapai sasaran, harus dapat memfasilitasi monitoring yang efektif dan mendorong penggunaan sumber daya yang efektif.

Teknologi informasi dirasakan berperan peran penting dalam meningkatkan keunggulan bersaing di era ekonomi ketiga. Teknologi informasi terbukti telah menciptakan “value” bagi perusahaan. Perusahaan semakin tergantung terhadap teknologi informasi agar tetap dapat bersaing. Dengan semakin meningkatnya penggunaan teknologi informasi dalam bisnis, tata kelola teknologi informasi (IT governance ) menjadi konsep yang penting dibicarakan. Mengingat pengeluaran investasi di bidang TI yang cukup besar (mencapai 50% dari total asset). Para manager dan direktur semakin diminta pertanggung jawabannya atas pengelolaan dana yang diinvestasikan dalam teknologi informasi.

IT Governance adalah bagian terkait dengan corporate governance. Beberapa hal / pertanyaan mendasar jika dibandingkan dengan corporate governance adalah: IT Governance berkaitan dengan bagaimana top manajemen memperoleh keyakinan bahwa Manager Sistem Informasi (Chief Information Officer) dan organisasi TI dapat memberikan return berupa “value” bagi perusahaan. Bagaimana meyakinkan top manajemen bahwa CIO dan organisasi TI tidak menggelapkan dana yang diinvestasikan, atau tidak menginvestasikan pada proyek yang salah, serta bagaimana top manajemen dapat mengontrol CIO dan organisasi TI.

Hal apa sajakah yang menjadi area fokus pengelolaan IT governance?, Menurut Information Technology Governance Institute ( ITGI), terdapat 5 area yang penting diperhatikan yaitu: Keselarasan strategi business dan strategi TI, IT value delivery, manajemen resiko, pengukuran kinerja dan manajemen sumber daya TI. Setiap area ini mempunyai standar pengaturan yang diuraikan dalam panduan COBIT (Control Objectives for Information Technology).

Bagaimana membuat tata kelola teknologi informasi (IT governance) berjalan merupakan tanggung jawab para manager dan direksi. Alasan yang paling penting adalah meningkatnya belanja TI, kaburnya batas bisnis dan teknologi informasi sendiri. Sehingga untuk membicarakan IT governance benar-benar harus melibatkan para manager dan direksi. Namun untuk kesuksesan penerapan perlu perhatian pada aspek struktur pembuatan keputusan yang tepat, prioritas projek yang jelas dan komitmen kerja yang kerja.

Bagaimana IT governance bekerja dalam lingkup Sarban-Oxley saat ini menjadi issue yang ramai dibicarakan. Pada dasarnya bagaimanakah mekasnisme berjalannya IT governance tersebut? Menurut Stevan De Haes dan Van Grembergen dalam tulisannya di Information System Control Journal Volume I 2004; penerapan IT governance memerlukan kombinasi Struktur, Proses dan Mekanisme Relasi untuk keduanya.

Struktur dalam hal ini diartikan hal-hal mendasar harus dibangun agar IT Governance dapat berjalan. Struktur mencakup; Struktur organisasi TI, pembagian peran dan tanggung jawab dalam struktur dan, CIO on board, IT Steering commitee, IT strategy commitee. Struktur organisasi TI mencakup bagaimana fungsi TI diorganisir, dan dimana otoritas pembuatan keputusan ditempatkan dalam organisasi tersebut. Pembagian peran dan tanggung jawab mengharuskan definisi peran dan tanggung jawab yang jelas dan tidak ambigu untuk board dan eksekutif manajemen, serta sistem pelaporan kinerja bisnis dan kepatuhan (complience). Board dan eksekutif manajemen perlu mempunyai pengetahuan tentang bisnis, teknik manajemen dan potensi resiko dan benefit terkait dengan bisnisnya. Board dan manajemen menjalankan tugas pengaturan melalui IT strategic commitee dan memastikan bahwa TI merupakan agenda regular dalam kegiatan mereka. Steering commitee mempunyai tanggung jawab spesifik untuk mengawasi proyek TI, mengelola priotas TI, biaya TI dan pembagian sumber daya.

Yang dimaksud dengan Proses dalam hal ini adalah pekerjaan-pekerjaan yang dilakukan dalam rangka menerapkan IT governance mencakup:

1) Strategic Information System Planning; Perencanaan strategi TI penting sekali ditetapkan diawal, harus diartikulasikan dengan pertimbangan faktor internal dan ekternal yang harus benar-benar sesuai dengan strategi bisnis perusahaan.

2)Adanya policy dan procedure yang merupakan panduan dan arahan manajemen dalam mengembangkan dan menerapkan pengendalian atas sistem informasi dan sumber daya terkait.

3)Information Economics; Adanya proses penilaian tingkat pengembalian investasi TI, dengan metode ROI dan scoring terhadap intangible benefit (value) yang dapat diciptakan, sehingga membantu dalam pemilihan proyek.

4). IT Balance Score Card; Menerapkan metode penghitungan kinerja TI dari 4 perspektif yaitu : perspektif keuangan, kepuasan pelanggan, proses internal dan kemampuan inovasi (learning process).Hasil pengukuran kinerja akan memberikan petunjuk apakah TI yang diterapkan masih sejalan dengan strategi bisnis.

5) Service Level Agreement; Perlu adanya kontrak yang memastikan level service yang berhak diterima user atau level yang harus dicapai oleh service provider, sehingga terciptanya indikator kualitas service yang saling dimengerti oleh kedua pihak.

6) COBIT and ITIL; untuk mengukur seberapa patuh perusahaan menerapkan aspek-aspek pengendalian disetiap aktivitas TI digunakan standar Control Objective for Information and Related Technology framework (COBIT-Isaca) dan perusahaan dapat menggunakan IT Information Library (ITIL-ITGI) sebagai tambahan. Standar ini berisi panduan pengendalian tingkat tinggi terhadap 34 aktivitas TI yang dikelompokan dalam 4 domain yaitu; Perencanaan dan Organisasi, Pembelian dan Implementasi, Penyerahan dan Dukungan serta Monitoring dan Evaluasi.

7) IT Allignment/Governance Maturity model; Harus ada proses untuk menentukan tingkat kematangan pengelolaan TI yang diterapkan perusahaan. Ukuran kematangan biasanya dibandingkan dengan best practise praktek TI. Ada beberapa tingkatan kematangan dalam pengelolaan, mulai dari yang terendah yaitu Level 0 (Nonexistence), level 1 (Initial/Adhoc), level 2( Repeatable), but intuittif, level 3 (Defines process), level 4 (Managed and measureable) dan level 5 (Optimed).

Setelah ada dua hal diatas Struktur dan Proses, ternyata hal yang ketiga mekanisme relasi disadari merupakan hal yang sangat berperan dalam penerapan IT governance. Karena struktur dan proses yang baik tidak akan berjalan jika bisnis dan TI tidak dimengerti satu sama lainnya. Untuk mencapai IT governance yang efektif diperlukan komunikasi dua arah, partisipasi yang baik dan hubungan kolaborasi antara orang-orang bisnis dan orang-orang TI. Sangat krusial sekali untuk memfasilitasi sharing, knowleage management, continous education dan cross training.